Cómo revisar una sociedad chilena y la propiedad que está a su nombre

Comprar una propiedad en Chile por medio de una sociedad chilena es una vía que usan compradores que viven fuera, y a veces se hace rápido: un contacto local o el lado vendedor lo recomienda, se constituye una sociedad, la propiedad se compra a su nombre y todos siguen con su vida. Años después, el dueño que vive en Estados Unidos quiere vender, arrendar, refinanciar o simplemente saber en qué está su inversión, y descubre que hace mucho tiempo que nadie revisa la sociedad. Esta guía explica cómo revisar una sociedad chilena y la propiedad que está a su nombre, qué documentos pedir y qué dice cada uno.

En resumen: una revisión completa cubre cuatro puntos. Primero, que la sociedad siga vigente, con un certificado del Registro de Empresas y Sociedades o del Registro de Comercio. Segundo, quién la representa y quiénes son sus accionistas, con los certificados de vigencia de poderes y el registro de accionistas. Tercero, su situación ante el SII, incluido si presenta su declaración anual de renta. Y cuarto, que la propiedad siga a su nombre y libre de gravámenes, con el certificado de dominio vigente, el certificado de hipotecas, gravámenes y prohibiciones y la cuenta de contribuciones. Gran parte de esto sale de registros públicos y puede hacerse sin viajar.

La tabla resume de dónde sale cada respuesta; las secciones siguientes explican cada paso.

Por qué la sociedad necesita su propia revisión

Cuando una propiedad se compra por medio de una sociedad, usted no es dueño de la propiedad. La dueña es la sociedad. Lo que usted tiene son acciones o derechos en la sociedad. Eso tiene una consecuencia práctica que muchos dueños pasan por alto: la propiedad está tan en regla como la sociedad que la tiene. Un título impecable sirve de poco si la sociedad perdió su vigencia, si nadie tiene poderes vigentes para firmar por ella o si el SII le declaró el término de giro hace años.

Lo contrario también es cierto. Una sociedad perfectamente vigente no garantiza que la propiedad esté en orden. Puede que la compra nunca se haya inscrito, que se haya inscrito una hipoteca o un embargo, o que las contribuciones no se hayan pagado. Por eso una revisión bien hecha mira las dos cosas, en ese orden: primero la sociedad, después la propiedad.

Paso 1: confirmar que la sociedad sigue vigente

La primera pregunta es dónde se constituyó la sociedad, porque en Chile hay dos registros paralelos y cada uno emite sus propios certificados.

Si la sociedad se constituyó en el Registro de Empresas y Sociedades, el sistema conocido como "Tu Empresa en un Día", ese registro emite sus certificados en forma electrónica. Los que importan aquí son el certificado de vigencia, el certificado de estatuto actualizado, que reúne todas las modificaciones, y el certificado de anotaciones, que enumera cada cambio registrado desde la constitución. Llevan un código de verificación que cualquiera puede comprobar en línea, y la ley les da valor de instrumento público.

Si la sociedad se constituyó por escritura pública, la vía tradicional, sus antecedentes están en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces del lugar donde se inscribió. Ahí se pide el certificado de vigencia de sociedad, que acredita que no hay anotación de disolución o término, y una copia de la inscripción con sus anotaciones marginales, que muestra cada modificación anotada al margen de la inscripción original. El Conservador pedirá los datos de la inscripción: fojas, número y año.

Si usted no sabe cuál de los dos registros corresponde, los documentos de constitución lo dirán. Si no los tiene, el RUT y el nombre de la sociedad bastan para empezar a buscar sus antecedentes.

Paso 2: saber quién la controla

Una sociedad actúa por medio de sus representantes. Saber quiénes son, y qué pueden firmar, es la parte más importante de la revisión, porque un representante con facultades amplias puede vender o hipotecar la propiedad.

Para una sociedad del Registro de Empresas y Sociedades, el registro emite un certificado de vigencia de poderes. Para una sociedad del sistema tradicional, el Registro de Comercio emite un certificado de vigencia de poder. Con esos documentos en la mano, las preguntas son simples: ¿la persona que aparece sigue siendo la correcta? ¿Sigue ubicable? ¿Sus facultades coinciden con lo que usted quiere que pueda hacer? ¿Hay poderes antiguos, otorgados para una compra específica hace años, que nunca se revocaron?

La segunda pregunta es quiénes son los accionistas. En una SpA constituida en el Registro de Empresas y Sociedades, el registro de accionistas se lleva en el propio Registro, y las cesiones de acciones deben inscribirse ahí. En una sociedad constituida por escritura, la sociedad lleva su propio registro de accionistas. En ambos casos, la regla que importa es que la cesión de acciones produce efecto frente a la sociedad y a terceros desde que el nuevo titular se inscribe en el registro. Una cesión firmada pero nunca inscrita puede terminar en un conflicto, y es mejor descubrirla en una revisión que en una venta.

Paso 3: revisar su situación ante el SII

La consulta pública del SII, "Consultar situación tributaria de terceros", muestra el RUT de la sociedad, su razón social, la fecha de su inicio de actividades, sus actividades vigentes, los documentos tributarios que tiene autorizados y un campo de "Observaciones" donde el SII registra irregularidades. Es una buena primera mirada, y cualquiera puede usarla con el RUT de la sociedad.

Lo que no muestra son las declaraciones de impuestos de la sociedad. Toda sociedad afecta al impuesto de primera categoría debe presentar su declaración anual de renta, tenga o no movimiento, y las que están afectas a IVA deben presentar además una declaración mensual. Para ver si esas declaraciones se presentaron, alguien necesita acceso a la cuenta de la sociedad en el SII, que normalmente está en manos de su representante.

Esto importa porque una sociedad que deja de declarar no se esfuma. Sigue sujeta a sus obligaciones tributarias mientras no dé aviso formal de término de giro, y el SII puede declarar de oficio ese término cuando una sociedad deja de declarar por períodos largos. Cuando eso ocurre, vender la propiedad o repartir el dinero se vuelve más difícil, porque antes la sociedad tiene que poner al día su situación.

Paso 4: revisar la propiedad

La propiedad se revisa en el Conservador de Bienes Raíces donde está inscrita, con dos certificados. La copia de inscripción con vigencia, o dominio vigente, muestra quién es el dueño actual. Confirme que la dueña es su sociedad, con su nombre exacto, y no el vendedor u otra sociedad de nombre parecido. El certificado de hipotecas, gravámenes y prohibiciones, conocido como certificado GP, muestra las hipotecas, servidumbres, embargos y medidas judiciales inscritas sobre la propiedad.

La tercera pieza son las contribuciones. Con el rol de avalúo de la propiedad, el SII muestra su avalúo fiscal y la Tesorería muestra si hay cuotas impagas. Las contribuciones atrasadas generan intereses y pueden terminar en cobranza judicial, y cualquier comprador esperará que estén pagadas antes de firmar. Explicamos cómo funciona este impuesto en nuestra guía de contribuciones.

Por último, conviene revisar la propiedad en terreno: quién la ocupa, si sus deslindes coinciden con el título inscrito y si hay construcciones sin permiso. Si usted tiene la propiedad a su nombre, las mismas revisiones se aplican, y las explicamos en la guía para revisar su propiedad en Chile desde el extranjero.

Lo que una revisión puede encontrar

Estos son los problemas que una revisión busca detectar, y cada uno tiene solución si se encuentra a tiempo:

• Una sociedad que lleva varios años sin presentar declaraciones de impuestos, o a la que el SII ya le declaró el término de giro.
• Un representante que ya no es ubicable, que falleció o cuyos poderes ya no reflejan lo que quieren los accionistas.
• Poderes antiguos que siguen vigentes y permiten a alguien actuar por la sociedad.
• Cesiones de acciones acordadas pero nunca inscritas en el registro de accionistas.
• Una propiedad cuya compra nunca se inscribió, o que tiene una hipoteca, un embargo o una prohibición que el dueño desconocía.
• Contribuciones impagas, o un rol de avalúo que todavía figura a nombre del dueño anterior.

Lo que necesitamos de usted para empezar

Muy poco. El nombre y el RUT de la sociedad, la dirección o el rol de avalúo de la propiedad, y los documentos que haya guardado de la compra: los de constitución, la escritura de compraventa y cualquier poder que haya firmado. La mayoría de los certificados son públicos, así que podemos pedirlos sin un poder suyo. Para revisar las declaraciones de impuestos de la sociedad necesitamos el acceso que otorgue su representante o, si eso no es posible, un poder de los accionistas.

Si la revisión muestra que la sociedad necesita un nuevo representante, los accionistas pueden designarlo según sus estatutos, y usted puede participar en esa decisión desde Estados Unidos por medio de un apoderado. Explicamos las alternativas en la guía sobre el poder firmado en Estados Unidos para usar en Chile.

Preguntas frecuentes

¿Puedo revisar la sociedad yo mismo desde Estados Unidos?

Una parte, sí. Los certificados del Registro de Empresas y Sociedades y la consulta pública del SII están disponibles en línea. Muchos Conservadores aceptan solicitudes de certificados en línea, pero leerlos exige conocer la práctica registral chilena, y las declaraciones de impuestos de la sociedad solo las ve quien tiene acceso a su cuenta.

¿Qué pasa si no se puede ubicar al representante de la sociedad?

Los accionistas pueden designar un nuevo representante conforme a los estatutos. En una SpA con un solo accionista, esa decisión es más simple. Una vez formalizada la designación, el nuevo representante puede actuar ante el SII, el banco y el Conservador.

El SII le declaró el término de giro a mi sociedad. ¿Puedo vender igual la propiedad?

La sociedad sigue siendo dueña de la propiedad, pero la venta exigirá primero poner al día su situación tributaria. El camino correcto depende de lo que falte, y por eso la revisión va antes de cualquier decisión de vender.

¿Cómo sé si me conviene mantener la sociedad o cerrarla?

Depende de lo que piense hacer con la propiedad y del costo tributario de cada alternativa. Comparamos las dos en la guía sobre comprar a nombre propio o con una sociedad, y el lado tributario para quienes residen en Estados Unidos en la guía sobre el convenio tributario y su propiedad en Chile.

Cómo podemos ayudarle

En Terreno en Regla revisamos sociedades chilenas que tienen propiedades y la propiedad misma: vigencia, representantes y poderes, accionistas, situación tributaria, dominio, gravámenes y contribuciones, además de una revisión en terreno con nuestros propios topógrafos cuando hace falta. Si la sociedad necesita ponerse al día, nos encargamos, y podemos actuar como su representante en Chile. Puede ver cómo trabajamos en nuestra página de sociedades inmobiliarias. La revisión completa de la propiedad, con visita a terreno, es nuestro servicio de revisión de su propiedad desde el extranjero, y si además va a comprar o vender, hacemos el estudio de títulos.